Politique de confidentialité

Ce que le refuge fait des données personnelles qu'on lui confie : lesquelles, pourquoi, pendant combien de temps, et comment reprendre la main.

Qui est responsable

Le responsable du traitement est le responsable du refuge, pour le compte de Le Refuge de Jarny. Pour toute question ou pour exercer vos droits, écrivez à contact@refuge.fr , ou par courrier au siège : Adresse du refuge à renseigner .

Ce que cette politique couvre

Elle concerne ce site — ses pages publiques, ses formulaires, son espace réservé à l'équipe — ainsi que les données que le refuge recueille à l'accueil, par téléphone et sur le papier, puisque tout se retrouve dans le même logiciel.

Les personnes dont nous traitons les données

Les visiteurs du site

Données

Les pages consultées et l'adresse technique (adresse IP) dans les journaux du serveur, conservés pour la sécurité et le diagnostic des pannes. Si vous nous écrivez, votre adresse de courriel et votre message.

Pourquoi

Faire fonctionner le site, le protéger contre les abus, comprendre ce qui est utile.

Mesure d'audience

Le site compte ses pages vues (les pages, et les fiches d'animaux consultées) avec son propre compteur, sur son propre serveur : aucun service extérieur, aucune adresse IP conservée, aucun profil. Sans votre accord, une visite est comptée sans être rattachée à personne. Si vous acceptez la mesure d'audience, un identifiant anonyme — un numéro tiré au hasard, sans lien avec votre adresse IP, votre appareil ou votre compte — permet seulement de reconnaître la même visite d'une page à l'autre, et de ne pas compter deux fois la même personne. Il sert à savoir quelles fiches d'animaux sont regardées, pour mieux les présenter.

Base légale

Notre intérêt légitime à assurer la sécurité et le bon fonctionnement du site. Pour la mesure d'audience : votre consentement, recueilli par le bandeau de choix et retirable à tout moment.

Combien de temps

Les journaux techniques : un an au maximum, puis supprimés. L'identifiant de mesure d'audience : treize mois, puis il vous est redemandé et les relevés repartent sans nom.

Les personnes qui nous écrivent

Données

Nom, adresse de courriel, téléphone si vous le laissez, et le contenu de votre message.

Pourquoi

Répondre à votre demande : renseignement, adoption, objet trouvé, signalement, bénévolat.

Base légale

Notre intérêt légitime à répondre à ceux qui nous écrivent.

Combien de temps

Trois ans après le dernier échange, puis effacés. Si l'échange débouche sur une adoption ou une pension, les données basculent dans les durées ci-dessous.

Les adoptants

Données

Nom et prénom, adresse, téléphone, courriel, et les informations nécessaires à l'étude d'une adoption : composition du foyer, logement, présence d'autres animaux, mode de garde. Le contrat d'adoption, l'attestation de cession et les documents signés y sont rattachés.

Pourquoi

Confier un animal en connaissance de cause, établir le contrat et les documents obligatoires, suivre l'animal après l'adoption, vous joindre si l'animal est retrouvé ou doit revenir au refuge, et répondre aux obligations d'identification des animaux.

Base légale

L'exécution du contrat d'adoption, les obligations légales qui pèsent sur le refuge (tenue du registre des animaux, cession d'un animal de compagnie, fichier national d'identification des carnivores domestiques), et notre intérêt légitime à suivre les animaux que nous avons placés.

Combien de temps

Pendant le suivi de l'adoption, puis cinq ans (le délai pour agir en justice).

Les propriétaires qui confient un animal en pension

Données

Nom et prénom, adresse, téléphone, courriel, les informations sur l'animal (identification, vaccinations, traitement en cours, alimentation), le contrat de pension, les factures, et les nouvelles que vous nous donnez pendant le séjour.

Pourquoi

Garder l'animal dans de bonnes conditions, prévenir le vétérinaire en cas de besoin, vous informer pendant le séjour, établir la facture et l'accès au suivi en ligne de votre animal.

Base légale

L'exécution du contrat de pension et nos obligations comptables.

Combien de temps

Pendant le séjour, puis cinq ans (délai pour agir en justice) ; la facture est conservée dix ans (obligation comptable).

Les personnes qui achètent au refuge

Données

Le nom porté sur la facture, l'adresse si vous la donnez, et le détail des objets vendus. Si vous n'avez pas de fiche, vous pouvez être facturé sans qu'aucune fiche ne soit créée.

Pourquoi

Établir la facture, tenir la comptabilité du refuge, échanger ou rembourser un article.

Base légale

L'exécution de la vente et nos obligations comptables.

Combien de temps

Dix ans, durée obligatoire de conservation des factures et des pièces comptables.

L'équipe, les bénévoles et les familles d'accueil

Données

Nom, coordonnées, rôle dans le refuge, identifiant de connexion et mot de passe (conservé sous forme chiffrée, jamais en clair), créneaux et présences, échanges dans la messagerie interne, et les pièces que vous nous remettez (contrat, engagement, attestation).

Pourquoi

Organiser le travail du refuge, tenir le planning et les présences, donner à chacun les accès correspondant à son rôle, et garder une trace des actions faites sur les fiches (c'est la main courante du logiciel).

Base légale

L'exécution du contrat de travail ou de l'engagement bénévole, et notre intérêt légitime à organiser l'activité et à sécuriser les données des animaux et des personnes.

Combien de temps

Pendant l'engagement, puis cinq ans ; les journaux de connexion et d'action : un an. Une candidature non retenue est conservée deux ans si vous nous autorisez à la garder.

Les donateurs

Données

Nom, adresse, montant et date du don, pour établir le reçu fiscal.

Pourquoi

Remercier les donateurs, délivrer le reçu qui ouvre droit à la réduction d'impôt, et répondre aux obligations comptables et fiscales de l'association.

Base légale

Vos versements et nos obligations légales de tenue de comptes.

Combien de temps

Six ans, durée usuelle de conservation des pièces justificatives fiscales.

Les vétérinaires, fournisseurs et partenaires

Données

Les coordonnées professionnelles de la personne à joindre et l'objet des échanges.

Pourquoi

Soigner les animaux, commander les consommables, organiser les rendez-vous et les soins.

Base légale

L'exécution du contrat qui nous lie, et notre intérêt légitime à travailler avec eux.

Combien de temps

Pendant la relation, puis cinq ans ; les pièces comptables : dix ans.

Les annonces d'animaux perdus ou trouvés

Déposer une annonce demande des informations sur vous : nom, adresse, téléphone, courriel, et le numéro d'identification de l'animal s'il en porte un. Elles servent à vous joindre, à vérifier que l'animal est bien le vôtre, et à rien d'autre.

Ces informations ne sont jamais publiées. La page publique ne montre que ce qui aide à reconnaître l'animal : espèce, race, robe, sexe, taille, photos, secteur et date. Le numéro d'identification reste chez nous : c'est la preuve de propriété, il n'a rien à faire sur une page publique.

L'annonce est mise en avant trois semaines, puis rangée dans l'archive : elle reste lisible par son adresse, mais elle n'est plus affichée ni proposée sur la carte, et les rapprochements continuent. Vous pouvez la supprimer à tout moment, avant même sa validation, avec le lien reçu dans le courriel de confirmation : la supprimer efface aussi les photos envoyées.

La carte utilise un fond de carte OpenStreetMap : les repères sont les secteurs que les personnes ont indiqués, jamais une adresse précise. La position que votre navigateur peut fournir sert seulement à placer ce repère, elle n'est pas publiée à l'endroit exact relevé.

Qui peut voir ces données

Seules les personnes qui en ont besoin les consultent : l'équipe du refuge, chacune selon son rôle, et le bureau de l'association. En dehors d'elles, les données ne sortent que dans ces cas :

• le vétérinaire qui suit un animal, pour les informations de santé ;
• le fichier national d'identification des carnivores domestiques (I-CAD), pour les déclarations d'identification et de cession, comme la loi l'impose ;
• le comptable de l'association, pour la facturation et les comptes, sur les seules pièces nécessaires (nous lui donnons un accès en consultation, limité aux écritures) ;
• l'hébergeur du site, qui stocke les fichiers et la base, sans droit de les utiliser pour lui ;
• les autorités (police, gendarmerie, direction départementale de la protection des populations, justice), lorsqu'une réquisition ou une obligation légale l'impose.

Nous ne vendons, ne louons et n'échangeons aucune donnée personnelle. Nous n'en transmettons pas à des fins de publicité, ni à des sociétés de courtage de données.

Le site et la base de données sont hébergés dans l'Union européenne, par à compléter dans les paramètres. Aucune donnée n'est transférée en dehors de l'Union européenne, et le site ne fait appel à aucun service extérieur — la mesure d'audience est faite par le refuge sur son propre serveur, les polices de caractères sont installées sur le site, et il n'y a ni carte, ni vidéo, ni bouton de réseau social venant d'ailleurs.

Combien de temps, en résumé

Vos droits

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous pouvez à tout moment :

• savoir quelles données nous gardons sur vous et en demander une copie ;
• faire corriger ce qui est inexact ou incomplet ;
• faire effacer vos données, quand aucune obligation légale ne nous impose de les garder ;
• demander la limitation du traitement, pendant une vérification par exemple ;
• vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime ;
• récupérer sous forme lisible les données que vous nous avez fournies (portabilité) ;
• retirer votre consentement à tout moment, quand un traitement repose sur lui ;
• donner des instructions sur le sort de vos données après votre décès (article 85 de la loi Informatique et Libertés).

Pour exercer un droit, écrivez à contact@refuge.fr en indiquant votre demande. Nous répondons dans le mois qui suit (le délai peut être allongé de deux mois si la demande est complexe, et vous en serez informé). Ces démarches sont gratuites. Si nous avons un doute sur votre identité, nous pouvons vous demander une pièce d'identité, uniquement pour vérifier que nous parlons à la bonne personne.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr.

Comment nous protégeons ces données

• L'espace de l'équipe est fermé par un identifiant et un mot de passe personnel. Les mots de passe sont conservés sous forme chiffrée, jamais en clair, et ne sont lisibles par personne, pas même par un administrateur.
• Chaque personne de l'équipe ne voit que ce que son rôle autorise ; les écrans sensibles (données personnelles, comptabilité) sont réservés aux administrateurs et au comptable.
• Le site circule en HTTPS : les données échangées entre votre navigateur et le site sont chiffrées.
• Les actions faites sur les fiches sont inscrites dans la main courante du logiciel : qui a fait quoi, et quand.
• Les documents contenant des données personnelles (contrats, attestations) sont stockés hors de la zone du site que le web peut servir : ils ne sont remis que par une page qui vérifie les droits de la personne connectée.
• Les liens de suivi envoyés aux adoptants et aux propriétaires reposent sur un jeton long, conservé chiffré dans la base ; à tout moment, le refuge peut le remplacer (résiliation, perte du lien, déménagement).
• La base de données n'est pas exposée sur Internet et les sauvegardes servent à restaurer le site en cas d'incident, jamais à autre chose.

Regardez nos caméras, sans être filmé

Les caméras installées dans certains box de la pension servent à montrer un animal en direct à la personne qui l'a confié. Les images ne sont ni enregistrées, ni conservées : le logiciel affiche le flux et ne stocke rien. Aucun autre endroit du refuge n'est filmé par ce site.

Et les données des animaux

Un animal n'est pas une personne et sa fiche n'est pas une donnée personnelle en soi. Mais un numéro d'identification, un contrat, une photographie prise chez un particulier peuvent désigner son propriétaire, sa famille d'accueil ou son adoptant : ces informations suivent alors les mêmes règles que celles décrites ici, et les pages publiques ne montrent jamais ces éléments — ni numéro d'identification, ni nom de famille, ni adresse.

Les mineurs

On ne peut pas adopter un animal au refuge avant dix-huit ans : une adoption faite par un mineur est signée par son représentant légal, qui nous donne alors les coordonnées nécessaires. Le site ne demande aucune donnée à un enfant et ne lui adresse aucune communication.

Cookies

Le site utilise deux cookies strictement nécessaires (session de connexion et mémorisation de votre choix) et vous demande votre accord pour la mesure d'audience. Celle-ci est faite par le refuge, sur son serveur : elle dépose un identifiant anonyme de treize mois au plus, sans adresse IP, sans description de votre appareil, sans provenance, et sans rien envoyer à un tiers. Aucun cookie publicitaire n'est déposé, et aucune donnée n'est vendue à un annonceur. Le détail figure sur la page Cookies et traceurs.

Modifications de cette politique

Cette politique évolue avec le site et avec la réglementation. La date ci-dessous indique sa dernière version ; en cas de changement important, l'équipe en informe les personnes concernées par les moyens habituels (affichage au refuge, courriel, ou mention sur cette page).

Dernière mise à jour : 28/09/2026.

Où aller ensuite

• Mentions légales : qui édite le site, qui l'héberge.
• Cookies et traceurs : le détail, et comment changer d'avis.
• Accessibilité : nous signaler un obstacle.
• L'écran « Données personnelles » de l'espace équipe permet de sortir le dossier d'une personne, ou de l'effacer, en laissant une trace dans la main courante.

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